一、本會致函領務局，建議駐外館處不要驗證中文譯本。
近幾年來，我駐外館處會提供翻譯範本給申請人，讓其自行(或委由當地之翻譯公司)翻譯為中文譯本，而範本多為簡化之格式或過時之舊版本，辦理文件證明業務時，對於中文譯本內容並未進行核對或審查，僅確認申請人(或翻譯人)簽名，並加註「文件內容不在證明之列」之文字說明，造成申請人在遞交中文譯本予要證機關時，常因錯漏誤譯而遭退件或拒件。經長期之觀察與統計，錯誤之情形由以東南亞國家最為嚴重(曾經一年遇到十幾件錯譯的情況，民眾在國外花了錢回國卻無法使用的冏境)。本會於109年12月16日致函領務局，建議駐外館處辦理文件證明業務時，若國內要證機構無特別規定，應僅驗證當地語文文件或英文譯本文件，中文譯本由國內專業翻譯公司(社)翻譯，再經公證人認證，以透過專業分工，創造多贏，減少錯漏誤譯之情況，而翻譯公司對於中文譯本的格式也較能統一，即使發生錯譯情況，也便於在國內修正，可減輕要證單位機構審查翻譯文書之工作量，減少經駐外館處驗證之中文譯本，卻無法使用的情況。
二、領務局復函本會，駐外館處驗證中文譯本，僅驗證當地權
責機關或申請人之簽章屬實，係配合國內要證機關、當事
人要求，非屬強制性質。
該局函復表示，駐外館處辦理文件證明業務，目的在使文件產生跨國公信力，依國際慣例，僅就該外國文書或私文書之「形式效力」予以證明，文件內容及其實質效力由要證機關自行審核認定。申請人提出原、正本及翻譯本請求驗證時，請當事人將翻譯本完成駐地完成驗證程序後，由駐外館處驗證當地權責機關之簽章屬，或由申請人自書聲明譯文與原文相符，再由駐外館處驗證當事人其簽章屬實。外交部及駐外館處辦理文件證明業務係配合國內要證機關(如戶政、地證、考選…)之要求，倘要證機關規定外國文件中文譯本應由駐外館處會驗證，或當事人自備翻譯者，無法強制要求申請人需在國內翻譯認證或拒絕當事人申請。
