寄信者：外交部領事事務局（post@boca.gov.tw）
收信者：翻譯商業同業公會 戴迪（taat@taat.org.tw）
副本收信者：無
附件：無
發文日期：中華民國106年8月4日
發文字號：本局收文文號1065123826
戴先生：您好。
一、您本（106）年7月19日致本局民眾意見書收悉。
二、首先感謝 貴公會長期對本局的支持及合作。有關您來信就文件證明櫃檯所提之相關改進建議，本局敬覆如後：
(一)關於等待人數超過15人時，宜調派人力支援建議：因文件證明櫃檯係採「隨到隨辦」方式，申辦人數難以掌控，惟為免因辦理人數較多致等候時間過長再次發生，本局將嚴密注意櫃檯等候人數多寡，並同意您的建議，倘遇等候人數超過15人時，將隨時加派人手機動前往櫃檯支援，加速櫃檯收件流程。
(二)建議讓新手學習服務確定有能力時再上第一線：查本局文件證明新進同仁，皆須經過相當訓練並具文件證明知能，始派至櫃檯服務。此外，櫃檯同仁亦不定期接受各項在職訓練以提升服務品質。然如您所知，因文件態樣多種，加上申辦文件複雜度及申辦民眾提問多寡，皆可能影響收件審查進度，延長後續申辦民眾等候時間，本局將持續督促櫃檯同仁注意兼顧收件品質及效率。
(三)建議加開一文件證明櫃檯：就目前文件證明櫃檯每日收件數量及員額配置，一般情況下尚能讓申請人於合理等待時間內完成申辦程序。另本局文件證明櫃檯收件人員均須具備相當之資格，且目前人力分配已達飽和，爰暫無法加開櫃檯，尚請見諒。
(四)28號櫃檯宜隨時有人，不要時有時無：本局因人力短絀無法加開櫃檯已說明如上述，爰28號櫃檯將續作為支援人力協助指引民眾填寫申請表等辦理流程及領件之用。
(五)規定變更，請事先明文公告，讓民眾有時間準備，不要朝令夕改，讓民眾無所適從：查「外交部及駐外館處文件證明條例施行細則」第三條第一項第一款規定之身分證明文件：申請人為自然人者，須提出其現行有效之護照、國民身分證、駕照、居留證或其他附有相片之身分證明文件。爰本局向來皆接受國人持附有相片之健保卡做為申請之身分證明，此項作法並未改變。另就外籍人士言，鑒於渠等之健保卡效期係依居留證之效期而定，爰倘外籍人士持健保卡申辦時，須另出示尚有效期之居留證，或另提供其他有效之身分證明文件以茲佐證，爰建議外籍人士申辦文件證明時直接提供有效居留證或護照等載有效期之身分證明文件，較為便利。
三、再次感謝您的指教，本局文件證明組樂願續與 貴公會保持密切之溝通聯繫，歡迎隨時與該組聯絡，並請 貴公會續予本局支持與鼓勵。
順祝
台安
外交部領事事務局
