外交部領務局及各駐外館處自6月1日起採用「中華民國文件證明書」，取代文件證明專用驗證貼紙辦理文件證明業務，經本會會員反映有諸多缺點，本會致函該局並副知立法委員高金素梅國會研究室，該局於8月26日與本會召開座談會晤談。
文件驗證組薛組長表示，改新版證明書目的是希望成為海牙簽約公約會員國，可免除重覆領事驗證，節省申請人時間跟金錢，之前開過兩次研討會，邀集學者、公證人、各界律師及一些經常使用文書驗證單位討論，均認為宜採此簡政便民做法，原用貼紙經印表機加熱會溢膠，導致印表機卡紙，卡紙後印壞機率高，改無背膠用裝訂方式，目前文件多為A4尺寸且國外慣用，所以改成A4尺寸。改版文件證明書做了非常仔細防偽設計，同時開放查詢，網頁上有說明，要證機關可查證確實經局裡驗證過，提昇文書公信力，原則上釘在公證人蓋章那頁並蓋騎縫章，至於公證人先做騎縫就不需再做一次騎縫。
李大中先生提供別國外交部、駐台辦事處認證方式供其參考，並希望能縮小版面，用貼的方式；應靚澧小姐說文件證明書插到裏面，突出一塊，這塊會爛掉了；趙公證人亦建議紙章是否能縮小一點，旁邊釘兩個定書針，像越南辦事處一樣。
薛組長答覆，不能回到貼紙方式，也不可能改變紙張尺寸，但可改變裝訂方式，各國文件進出都經過該組，所以改組也搜集驗證書樣式，考量實際情況，曾瞭解公證人打洞方式是否可以做，但打洞機不便宜，所以放棄，回到蓋圓戳裝訂騎縫，今天討論完，決定局裡及 4個辦事處配合做，公證人做上面第1頁我們儘量加在最上面，做最後1頁我們儘量加在底頁，不要有插入情況，外交部釘在最上面，公證人文件蓋章在中間就做跨頁騎縫，如同一份有做原件，原件外交部就訂最後一頁。因每次改版都要做很大工程，要通知所有要證機關、駐外館處，駐外館處要通知當地認證機關，這次改版花了很多時間發公文給國內認證機關，通知說明，並附整套文件給他們(備註：沒通知本會)，縮小版本有困難，先解決目前裝訂、騎縫方式問題，畢竟改版都會一段時間在做，等下批改版再考慮進去，如果現在裝釘騎縫有共識，可解決大部份問題，少數個案請大家包涵一下。
戴理事長要求往後外交部有任何文件、改版或作法上有想要修改，請通知公會參與。
外交部也已同意，往後會通知公會。
周韻蘋常務理事質疑翻譯社代辦文件，須繳驗申請人身分證明之正本或護照影本，造成困擾與送件之不便，薛組長說法律要求，如果不檢查這部分有責任，在公務機關服務，很多規定該做沒做，怠忽職守會被記過，為什麼櫃台會要求這麼多，必需從法源開始。預計下半年邀請公證人，討論申請人所應附身分證明文件，在適法性與便民性中做一個平衡點，現在沒辦法做決定答覆。
李大中先生說，送件時櫃台非常擁擠，發現有些當事人拿了一疊文件，申請表不太會填，號碼到了把所有東西攤在桌子上，小姐從頭開始問，耽誤時間，建議人多時請一位同仁下來開第3個窗口，遇到不會填表的民眾，拿一張紙說明第幾項與他有關，請他到後面整理好後，下一個幫他服務，不用再抽號碼牌，小姐可做下一位民眾的事。
薛組長說，櫃台如碰到複雜麻煩情況，請科長隨時調派人力下去支援，碰到東西又多又複雜又什麼都不會的人，先去填表。
